Και εσύ και ο πελάτης σου μπορείτε να αλλάξετε μια κράτηση. Αυτό που διαφέρει είναι πόσο αργά μπορεί ο καθένας να το κάνει.
Από τη διαχείριση
Πήγαινε στις Κρατήσεις και πάτα το ραντεβού για να το ανοίξεις. Τα κουμπιά στο κάτω μέρος εξαρτώνται από την κατάστασή του — Επιβεβαίωση, Ακύρωση κράτησης, Μη εμφάνιση, Ολοκλήρωση ή Άνοιγμα ξανά — και η Επεξεργασία το μεταφέρει σε άλλη ώρα, αλλάζει τις υπηρεσίες ή το δίνει σε κάποιον άλλο.
Δεν σε δεσμεύει η προθεσμία ακύρωσης — αυτή ισχύει για τους πελάτες. Από τη διαχείριση μπορείς να αλλάξεις μια κράτηση οποιαδήποτε στιγμή, ακόμη και μία που έχει ήδη ξεκινήσει.
Ο πελάτης ειδοποιείται αυτόματα με email όταν ακυρώνεις μια κράτηση, ή όταν αλλάζεις μία που δεν έχει γίνει ακόμη. Δεν χρειάζεται να του στείλεις ξεχωριστό μήνυμα. Η μη εμφάνιση και η ολοκλήρωση δεν στέλνουν τίποτα. Ιδιοκτήτες και υπεύθυνοι έχουν επίσης τη Διαγραφή, στο μενού ⋯: ελευθερώνει την ώρα και δεν ενημερώνει κανέναν.
Από την πλευρά του πελάτη
Ένας πελάτης με λογαριασμό στο site κρατήσεών σου μπορεί να διαχειριστεί την κράτησή του από εκεί, χωρίς να σε πάρει τηλέφωνο. Τα email ενός πελάτη χωρίς λογαριασμό του λένε να επικοινωνήσει μαζί σου και του προτείνουν να ανοίξει λογαριασμό· αν εγγραφεί με το ίδιο email, οι κρατήσεις του περνούν σε αυτόν. Το τι μπορεί να κάνει ορίζεται από δύο ρυθμίσεις στις Ρυθμίσεις → Κρατήσεις:
- Η Προθεσμία ακύρωσης — πόσες ώρες πριν από την έναρξη μπορεί να ακυρώσει.
- Η Προθεσμία αλλαγής ώρας — το ίδιο, για τη μεταφορά.
Και οι δύο είναι 24 ώρες, αν δεν τις αλλάξεις. Μετά την προθεσμία τα κουμπιά δεν εμφανίζονται και πρέπει να επικοινωνήσει μαζί σου. Η ρύθμιση εμποδίζει την ακύρωση ενός ραντεβού των 07:00 στις 06:55, αφήνοντας παράλληλα όσους σε ειδοποιούν έγκαιρα να τα κανονίσουν χωρίς εσένα.
Τι γίνεται με την ώρα
Όταν μια κράτηση ακυρώνεται ή σημειώνεται ως μη εμφάνιση, η ώρα ελευθερώνεται αμέσως και γίνεται ξανά διαθέσιμη.
Η επαναφορά της μπορεί να αποτύχει. Αν στο μεταξύ κάποιος άλλος πήρε την ώρα, το Άνοιγμα ξανά απορρίπτεται αντί να σου κλείσει δύο ραντεβού μαζί. Πάτα καλύτερα Επεξεργασία: επαναφέρει την κράτηση σε ελεύθερη ώρα με μία κίνηση.
Επαναλαμβανόμενες κρατήσεις
Οι πελάτες μπορούν να επαναλάβουν ένα ραντεβού όταν το κλείνουν. Κάθε ραντεβού της σειράς είναι μια κανονική κράτηση στο ημερολόγιό σου, και αν ακυρώσεις ένα από τη διαχείριση, τα υπόλοιπα μένουν ανέπαφα. Ένας πελάτης που ακυρώνει από τον λογαριασμό του μπορεί να ακυρώσει μαζί και τα επόμενα της σειράς.
Πληρωμές
Αν δεν παίρνεις πληρωμές online, η ακύρωση είναι ενέργεια ημερολογίου και τίποτα παραπάνω: όποια χρήματα άλλαξαν χέρια αφορούν εσένα και τον πελάτη, όπως πάντα.
Αν ο πελάτης πλήρωσε την ώρα που έκλεισε, όλο το ποσό ή προκαταβολή, ένας κανόνας αποφασίζει τι γίνεται με τα χρήματα: η ακυρωμένη κράτηση επιστρέφεται, η μη εμφάνιση όχι.
- Ακυρώνει online. Ό,τι πλήρωσε επιστρέφεται στην κάρτα του από μόνο του. Ο πελάτης μπορεί να ακυρώσει online μόνο μέσα στο περιθώριο ακύρωσης που έχεις ορίσει, άρα κάθε ακύρωση που κάνει ο ίδιος επιστρέφεται.
- Πατάς εσύ Ακύρωση κράτησης, οποιαδήποτε στιγμή και για οποιονδήποτε λόγο. Ό,τι πλήρωσε επιστρέφεται από μόνο του.
- Δεν έρχεται, και πατάς Μη εμφάνιση. Κρατάς ό,τι πλήρωσε.
Το τελευταίο είναι και ο τρόπος να κρατήσεις την προκαταβολή όταν ένας πελάτης σε πάρει τηλέφωνο να ακυρώσει πολύ αργά. Η Ακύρωση κράτησης επιστρέφει πάντα τα χρήματα, όσο αργά κι αν γίνει, άρα αν η πολιτική σου λέει ότι η αργοπορημένη ακύρωση χάνει την προκαταβολή, σημείωσε την κράτηση ως Μη εμφάνιση. Η ώρα ελευθερώνεται και στις δύο περιπτώσεις.
Οι επιστροφές βγαίνουν από το δικό σου υπόλοιπο στο Stripe, γιατί η πληρωμή μπήκε στον δικό σου λογαριασμό και όχι στον δικό μας. Το Stripe κρατά τη χρέωση επεξεργασίας και σε μια πληρωμή που επιστρέφεται. Το Rantevo παίρνει 0% και προς τις δύο κατευθύνσεις.
Όταν επιστρέφεις χρήματα εσύ
Οι ιδιοκτήτες και οι διαχειριστές έχουν την Επιστροφή χρημάτων στο μενού ⋯ μιας πληρωμένης κράτησης, για να επιστρέψουν μέρος ή όλο το ποσό σε κράτηση που δεν έχει ακυρωθεί. Ρωτά πόσα, μέχρι όσα κρατά ακόμα η κράτηση, και τα χρήματα γυρίζουν στην κάρτα από την οποία ήρθαν. Αν το ραντεβού γίνει κανονικά, ο πελάτης οφείλει πλέον αυτό το ποσό στο μαγαζί. Το Rantevo δεν στέλνει email για την επιστροφή, άρα πες το στον πελάτη εσύ.
Η Επιστροφή χρημάτων δεν εμφανίζεται σε ακυρωμένη κράτηση, γιατί εκείνη η επιστροφή έχει ήδη γίνει, ούτε όσο η τράπεζα του πελάτη αμφισβητεί τη χρέωση.